Comment constituer un dossier d’admission en EHPAD

Pour constituer un dossier d’admission en EHPAD, il faut remplir le dossier unique national (Cerfa 14732*03), composé d’un volet administratif et d’un volet médical, y joindre les pièces justificatives, puis le transmettre aux établissements retenus, de préférence par la plateforme ViaTrajectoire. Voici chaque étape, les documents attendus et les points qui évitent les retards.

Les étapes en bref

• Récupérer le dossier (en ligne, à l’établissement, au CCAS de la mairie ou au conseil départemental).
• Remplir le volet administratif avec la personne concernée ou son représentant.
• Faire compléter le volet médical par le médecin, de préférence le médecin traitant.
• Rassembler les pièces justificatives et en faire des copies.
• Déposer le dossier dans plusieurs établissements en parallèle.
• Passer la visite de pré-admission, puis signer le contrat de séjour.

Qu’est-ce que le dossier d’admission en EHPAD ?

Depuis la mise en place du dossier unique, la demande est identique pour tous les établissements médico-sociaux accueillant des personnes âgées. Il suffit de le remplir une seule fois, puis d’en transmettre des copies à chaque EHPAD envisagé. Il précise le type d’accueil souhaité : hébergement permanent, hébergement temporaire, accueil de jour ou accueil de nuit.

Le dossier n’engage pas la personne : il ne vaut pas inscription définitive et ne crée aucune obligation tant que le contrat de séjour n’est pas signé. C’est pourquoi il vaut mieux le déposer à l’avance, avant qu’une urgence ne se présente.

Où se procurer le dossier ?

• En ligne, via ViaTrajectoire, qui permet de remplir le dossier en version numérique et de l’envoyer à plusieurs établissements.
• Auprès de l’EHPAD lui-même, à l’accueil.
• Au CCAS ou à la mairie du lieu de résidence.
• Auprès du conseil départemental ou d’un point d’information local pour les personnes âgées.

La version numérique présente un avantage concret : le médecin peut compléter le volet médical en ligne. Le dossier reste modifiable sans tout recopier.

Remplir le volet administratif

Ce volet est rempli par la personne âgée ou, si elle ne le peut pas, par son représentant légal ou un proche mandaté. Il contient notamment :

• l’état civil complet et la situation familiale ;
• les coordonnées de la personne de confiance et des proches à prévenir ;
• la situation actuelle (domicile, hôpital, autre structure) ;
• les ressources et la couverture sociale (régime d’assurance maladie, mutuelle) ;
• les établissements choisis, classés par ordre de préférence.

Mieux vaut ne laisser aucune rubrique vide : un dossier incomplet est le premier motif de mise en attente.

Faire remplir le volet médical

Le volet médical est un questionnaire que doit remplir un médecin, en pratique le médecin traitant qui connaît l’historique du patient. Il décrit les pathologies, les traitements, l’état de santé général et le niveau d’autonomie, souvent évalué avec la grille AGGIR (groupes GIR 1 à 6). Il comporte une partie sous pli confidentiel, destinée au médecin coordonnateur de l’établissement.

Prenez rendez-vous suffisamment tôt avec le médecin : cette partie demande une consultation dédiée et ne se règle pas en quelques minutes. Pour une personne hospitalisée, c’est le médecin du service qui peut la compléter.

Les documents à joindre au dossier

Les pièces exactes peuvent varier légèrement selon l’établissement. On retrouve presque toujours :

• une pièce d’identité en cours de validité ou un extrait d’acte de naissance ;
• le livret de famille ou un justificatif de la situation matrimoniale ;
• l’attestation de sécurité sociale et la carte de mutuelle ;
• le dernier avis d’imposition ou de non-imposition ainsi que les justificatifs de retraites et de ressources ;
• le justificatif de domicile ;
• le jugement de protection juridique (tutelle, curatelle, habilitation familiale) lorsqu’il existe ;
• une attestation de responsabilité civile et un relevé d’identité bancaire ;
• les décisions d’aides déjà obtenues, comme l’APA à domicile.

Constituez un classeur unique avec les originaux et trois ou quatre jeux de copies. Chaque établissement n’exigera pas tout dès le dépôt. Disposer de l’ensemble évite de perdre des semaines.

Déposer le dossier : en ligne ou par courrier

Via ViaTrajectoire, le dossier est transmis en quelques clics à plusieurs EHPAD et l’on peut suivre l’état de sa demande. Par courrier, il faut envoyer un exemplaire complet à chaque établissement, idéalement en recommandé avec accusé de réception. Dans les deux cas, appelez l’établissement quelques jours plus tard pour confirmer que le dossier est bien arrivé et complet.

Que se passe-t-il après le dépôt ?

Le dossier est examiné, souvent par une commission d’admission ou par le directeur avec le médecin coordonnateur. Il n’existe aucun délai légal unique de réponse : tout dépend des places disponibles. Deux situations sont possibles : l’inscription sur une liste d’attente ou une proposition de place.

La visite de pré-admission

Elle permet de rencontrer l’équipe, de visiter la chambre et d’évaluer si l’établissement peut accompagner les besoins de la personne, notamment en cas de troubles cognitifs. C’est le moment de poser les questions pratiques : horaires de visite, animations, prise en charge de la nuit, objets personnels autorisés.

Les motifs de refus possibles

Un établissement peut décliner une demande si le profil de la personne dépasse ses capacités d’accompagnement : par exemple des soins très techniques ou des troubles du comportement nécessitant une unité adaptée. Un refus ne ferme pas la porte aux autres établissements, d’où l’intérêt de multiplier les demandes.

Le contrat de séjour

À l’admission, un contrat de séjour est conclu avec l’établissement. Il détaille les prestations, les tarifs (hébergement, dépendance, soins) et les conditions de résiliation. Lisez-le attentivement. Faites-vous accompagner si besoin : la loi prévoit un délai de rétractation de 15 jours après la signature.

Les critères d’admission

En principe, il faut avoir au moins 60 ans pour entrer en EHPAD. Une dérogation peut être accordée par le président du conseil départemental pour une personne plus jeune présentant une perte d’autonomie comparable à celle du grand âge. Ce sont surtout le niveau de dépendance et les besoins en soins qui motivent l’entrée, plus que l’âge seul.

Que faire en cas d’urgence ?

Après une chute ou une hospitalisation, le retour à domicile n’est parfois plus possible. Dans ce cas :

• sollicitez l’assistante sociale de l’hôpital, qui connaît les établissements disposant de places ;
• envoyez le dossier simultanément à cinq ou six établissements, y compris un peu éloignés ;
• pensez à un hébergement temporaire, qui offre une solution de transition en attendant une place permanente ;
• contactez le conseil départemental, qui peut orienter vers les structures disponibles.

Un dossier déjà prêt fait gagner un temps précieux : c’est tout l’intérêt de l’avoir constitué avant la crise.

Budget et aides à anticiper en même temps

Le dossier d’admission ne dit rien du coût réel du séjour, qui se découvre dans le contrat. Pensez à comparer le tarif hébergement et le tarif dépendance de chaque établissement, ainsi que le reste à charge après aides. Plusieurs dispositifs existent :

• l’APA en établissement, versée par le département, qui couvre une part du tarif dépendance selon le GIR et les ressources ;
• l’aide sociale à l’hébergement (ASH), sous conditions de ressources, avec une possible récupération sur succession et sollicitation des obligés alimentaires ;
• les aides au logement (APL ou ALS) pour les établissements conventionnés ou habilités ;
• la réduction d’impôt de 25 % des frais d’hébergement et de dépendance, dans la limite de 10 000 euros de dépenses par an.

Ces demandes se déposent auprès du conseil départemental, de la CAF ou de la MSA. Mieux vaut les lancer en même temps que le dossier d’admission. Une assistante sociale ou le CCAS peut aider à vérifier les droits.

Comment vérifier que le dossier est complet ?

Avant l’envoi, relisez le dossier avec une liste de contrôle simple. Toutes les rubriques du volet administratif sont-elles renseignées ? Le médecin a-t-il daté et signé le volet médical ? Les photocopies sont-elles lisibles et à jour, en particulier l’avis d’imposition le plus récent ? Une signature manquante ou une pièce illisible suffit à bloquer l’instruction.

Pensez aussi à la durée de validité du volet médical. Un questionnaire rempli depuis plusieurs mois peut être jugé trop ancien si l’état de santé a évolué : en cas de doute, demandez au médecin de le réactualiser avant de relancer les établissements. Conservez enfin une copie intégrale du dossier envoyé, avec la date d’envoi.

Associer la personne âgée à la démarche

Le dossier est une formalité administrative. La décision est avant tout humaine. Quand c’est possible, la personne concernée doit participer au choix des établissements, visiter les lieux et exprimer ses préférences : proximité de la famille, jardin, chambre individuelle, animaux acceptés. Une entrée préparée ensemble se vit généralement mieux qu’une décision prise dans l’urgence.

Si la personne présente des troubles cognitifs, le médecin traitant et, le cas échéant, le représentant légal veillent à ce que son avis soit recueilli autant que possible. La personne de confiance désignée dans le dossier joue alors un rôle clé.

Questions fréquentes

Faut-il déposer un dossier pour visiter un EHPAD ?

Non. Une visite est possible sans dossier. Elle est même conseillée avant tout dépôt pour comparer l’ambiance, les équipes et les tarifs.

Peut-on déposer le dossier dans plusieurs EHPAD ?

Oui, c’est recommandé. Le dossier étant unique, il suffit d’en transmettre des copies. Il n’y a aucun frais de dossier à ce stade.

Le dossier est-il valable indéfiniment ?

Non. Il faut le tenir à jour, surtout le volet médical. Réactualisez-le si la situation de santé ou les ressources évoluent.

Qui peut remplir le dossier à la place de la personne ?

Un proche, le représentant légal ou une personne de confiance peut le faire, avec l’accord de la personne lorsque celle-ci est en mesure de le donner. Le volet médical, lui, reste toujours à la charge d’un médecin.

Les erreurs à éviter

• Déposer un dossier dans un seul établissement seulement.
• Envoyer un volet médical périmé ou incomplet : un dossier trop ancien doit être actualisé.
• Oublier le consentement de la personne : l’associer à la démarche reste la meilleure garantie d’une entrée apaisée.
• Attendre l’urgence pour commencer les démarches.

Constituer le dossier tôt, le tenir à jour et le déposer dans plusieurs établissements reste la meilleure façon de garder le choix du lieu de vie. Pour toute situation particulière, le CCAS, le conseil départemental ou l’assistante sociale restent les interlocuteurs à solliciter.